fbpx

Штатное расписание в 1С:Бухгалтерия 8.3 где искать и где найти

О штатном расписании бухгалтер небольшой организации начинает задумываться когда поступает требование от налоговой предоставить данные о зарплате или из ФСС, когда оформляет сотруднику пособие и в других похожих случаях. 

Штатное расписание в законодательно утвержденной форме Т-3 в 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3, не предусмотрено. Оно предусмотрено в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). 

Вы можете начать работать в программе Зарплата и управление персоналом 8 прямо сейчас. Бесплатный доступ к программе на 30 дней. Или пройдите онлайн курс 1С c более 11 часов видео, доступом к программе, общение с преподавателем по электронной почте и сертификат о прохождении обучения.

Но что с делать, если у вас только 1С:Бухгалтерия, давайте посмотрим.

Оглавление:

Как выглядит штатное расписание

Штатное расписание это кадровый документ. Но даже если у вас в организации или у предпринимателя очень мало сотрудников, то этот документ нужен наравне с другими кадровыми документами, о которых тоже мало кто задумывается до случая.

Штатное расписание форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1. Печатную форму я покажу из программы ЗУП потому, что она полность соотвествует законодательству и вы увидите пример,как оно должно выглядеть в заполненном виде.

Хорошая новость, что вы можете использовать эту форму, а можете и не использовать ее. Потому что форма штатного расписания носит рекомендательный характер. И вы можете создать свою форму или попросту говоря использовать подходящий вариант из 1С:Бухгалтерия 8.

Чтобы доказать органам свою правоту заручимся поддержкой нормативных актов.

В письме Федеральной службы по труду и занятости от 23 января 2013 г. N ПГ/409-6-1 есть пояснение, что “негосударственные организации вправе будут пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно”.

Это и означает, что вы можете использовать свою собственную разработанную форму или собственную самостоятельно выбранную форму из 1С:Бухгалтерия 8.

Прежде, чем искать нужный отчет в 1С:Бухгалтерия выпишем какие данные нам необходимы:

  1. Должности, которые есть в организации. Вы можете называть должности произвольно кроме должностей,которые могут давать право на льготы. У таких должностей название лучше скопировать из стандартов.
  2. Подразделения, если у вас несколько подразделений. Или просто  назовите единственное подразделение “Основное”.
  3. Количество штатных единиц – это значит сколько сотрудников вы планируете на каждую должность.
  4. Оклады
  5. Надбавки, если есть. В 1С:Бухгалтерии упрощенный кадровый учет, поэтому надбавок не будет заполняться. Но можете внести руками в табличную часть.
  6. Нужно место для подписи руководителя, так как этот официальный документ должен быть подписан руководителем.

Как видите, конкретных сотрудников в штатном расписании указывать не нужно.

Если названия должностей похожи или условия труда приблизительно одинаковые, то установите одинаковую оплату труда. Это важно, потому что в Трудовом кодексе в статье 22 есть информация о том, что  “Работодатель обязан:…обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности”.

Когда вы сформируете само штатное расписание, то к нему обязательно нужен “Приказ об утверждении штатного расписания”. Форма приказа выглядит вот так:

Приказ об утверждении штатного расписания

Где найти в 1С:Бухгалтерия 8.3 необходимые данные для штатного расписания

Как я уже писала выше в программе 1С:Бухгалтерия не предусмотрена печатная форма штатного расписания Т-3 и контроль тоже не предусмотрен. Как сделать, чтобы у вас в базе сохранилась информация о ставках и подразделениях?

Основа для нас это справочник Должности. Если мы добавим в это справочник необходимые реквизиты, то сможем вывести в табличный документ, отредактировать, распечатать и использовать по назначению.

Когда я подготовила всю необходимую информацию в программе для того чтобы сформировать таблицу штатного расписания, то у меня конечно возникли вопросы. 

Зачем это нужно? Ведь также сможете в текстовом документе заполнить, сохранить и когда нужно будет распечатать. Ведь при такой настройке программы 1С:Бухгалтерия как сделаю я, все равно мы не добьемся тех преимуществ работы со штатным расписанием, которые получаем в ЗУП? Об этих преимуществах я напишу ниже в этой статье.

Но потом решила, что может кто-то использует возможности дополнительных реквизитов. А этот пример очень показательный как можем использовать возможности 1С для печати разных списков.

Вот такую форму я получила за 5 минут после того как справочник был уже заполненный.

Штатное расписание из 1С:Бухгалтерии. Нужно было немного доработать руками.

Посмотрим как это получилось. Сначала я привела справочник “Должности” к такому виду. Вот так выглядит список справочника “Должности”.

Список справочника должен выглядеть вот так, чтобы потом его можно было вывести на печать.

Чтобы он стал выглядеть вот так нужно было сделать следующие действия:

Установим флажок, чтобы в программе появились “Дополнительные реквизиты и сведения” нужно через меню Администрирование – Общие настройки

Теперь нажмем на гиперссылку “Дополнительные реквизиты”, найдем в дереве слева “Должности” и добавим реквизиты. Должно получиться вот так. Обратите внимание на “Название” и “Тип значения”

Добавление дополнительных реквизитов к справочнику “Должности”

Теперь возвращаемся к справочнику Должности. Зайдем в каждый элемент этого справочника и заполним дополнительные реквизиты.

В разделе Дополнительно заполним новые Дополнительные реквизиты

Теперь заготовим вывод списка должностей. Для этого зайдем в справочник Должности и изменить форму вывода реквизитов справочника. Обратите внимание, что чтобы добавить реквизиты “Подразделение” и “Оклад” нажмите на Ссылка и после этого правой кнопкой добавьте нужный реквизит на форму.

Нам осталось вывести список  на печать и отредактировать перед отправкой на печать или сохранение в папке.

  1. Отредактируем список – добавить название отчета и слова “Утверждено…”
  2. Сохраним в файл, чтобы распечатать копии, если понадобится.

Как видите, чтобы вывести таблицу, в которой есть информация для штатного расписания нам понадобилось несколько минут. 

Информация будет хранится в базе, при необходимости мы сможем быстро зайти в справочник “Должности” и посмотреть сколько у нас заложено штатных единиц по каждой должности. Этот вариант будет работать если в базе ведется одна организация или должности во всех организациях одинакова или необходимо ввести еще дополнительный реквизит для разделения по организациям.

Но, признаюсь, это только для фанатов 1С:Бухгалтерии, потому что для кадровых документов все таки предназначена программа 1С:Зарплата и управление персоналом и, давайте я покажу как это должно работать.

Вы можете начать работать в программе Зарплата и управление персоналом 8 прямо сейчас. Бесплатный доступ к программе на 30 дней. Или пройдите онлайн курс 1С c более 11 часов видео, доступом к программе, общение с преподавателем по электронной почте и сертификат о прохождении обучения.

Как должно работать штатное расписание

С помощью штатного расписания вы можете контролировать:

  1. Какую сумму на оплату труда нужно иметь каждый месяц
  2. Сколько рабочих мест вам необходимо организовать
  3. Информация о рабочих местах необходима каждой организации для проведения обязательной аттестации рабочих мест СОУТ
  4. Из этого документа можно получить информацию о средней зарплате на сотрудника. В последнее время участились случаи приглашения в налоговую, с пояснениями о том, что средняя зарплата ниже среднеотраслевой. Так вот, этим документом можно регулировать количество ставок и сумму оклада. Тоже будет полезна для показа в налоговой инспекции. 

Например, у вас сотрудник на 0,5 ставки на 20 000 рублей или на 1 ставке на 20 000 рублей. В этих случаях получается совершенно разная средняя заработная плата.

Программа должна помочь проследить, чтобы и другие документы, например, табель учета рабочего времени, соответствовали заявленным ставкам работы сотрудника.

  1. Список  должности в вашей организации можно использовать как список,  сколько у вас должно быть подготовлено должностных инструкций. Это тоже обязательные документы для комплекта внутренней документации по трудовому законодательству.
  2. В случае возникновения трудовых споров, этот документ вам будет нужно показывать как документ, показывающий что вы ответственный и грамотный работодатель и сотрудник находился именно на этой должности-вот она в штатном и вот она в трудовом договоре.
  3. Сейчас в эпоху электронных трудовых книжек нужно чтобы были зафиксированы должности, на которые вы будете принимать сотрудников. Это значит еще один плюс в пользу планирования штатных единиц.

Кроме самой формы штатного расписания вам еще могут понадобится отчеты и документы:

  1. Приказ об утверждении штатного расписания, форму я приводила в начале статьи
  2. Анализ штатного расписания – это план-фактный анализ как по ставкам так и по ФОТ
Анализ штатного расписания в 1С:Зарплата и управление персоналом

Заполненность штатного расписания 

Заполненность штатного расписания в 1С: Зарплата и управление персоналом

И еще очень много кадровых документов.  Ниже список отчетов, которые формируются в программе 1С:Зарплата и управление персоналом. Все отчеты или уже настроены или можно настроить даже не обращаясь к программисту 1С. А достаточно или самим изучить настройку или обратиться к специалисту по настройке ЗУП.

ОтчетОписание отчета
Анализ штатного расписанияПлан-фактный анализ штатного расписания, как по ставкам, так и по ФОТ.
График отпусков (Т-7)Унифицированная форма Т-7.
Действующие согласия на обработку персональных данныхДействующие на выбранную дату согласия на обработку персональных данных.
ДоговорникиСотрудники, на которых оформлены договоры гражданско-правового характера.
Заполненность штатного расписанияИнформация о занятых и свободных ставках по штатному расписанию.
Изменение штатного расписанияИзменение состава штатных единиц в течение заданного периода.
Кадровые измененияПриемы на работу, увольнения, переводы и перемещения между подразделениями.
Контактная информация сотрудниковКонтактная информация сотрудников: адрес проживания, телефоны, email.
Коэффициент текучести кадровКоэффициент текучести кадров, количество уволенных и средняя численность работников.
Личные данные сотрудниковПаспортные данные, ИНН, СНИЛС, дата рождения и прочие личные данные.
Личные карточки (Т-2)Унифицированная форма Т-2.
Награды сотрудниковИнформация о наградах сотрудников и документах их присвоения.
Начисления позиций штатного расписанияПлановые начисления и ФОТ по штатному расписанию с точностью до видов начислений.
Образования сотрудниковИнформация об образовании сотрудников, их квалификациях.
Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписаниюОклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию.
Остатки отпусковИнформация об остатках отпусков сотрудников в разрезе рабочих лет.В отчет так же выводится и информация о накопленных сотрудниками днях и часах отгулов.
Остатки отпусков (кратко)Сводная информация по остаткам отпусков сотрудников.Выводится в разрезе видов отпусков.
Отсутствия сотрудниковСписок периодов отсутствия сотрудников с указанием причины, количествакалендарных и рабочих дней.
Потери рабочего времениПотери рабочего времени в днях и процентах по подразделениям и сотрудникам.Учитываются потери в связи с отпусками всех видов и болезнью работников.
Свод кадровых измененийКоличество приемов, увольнений, переводов с точностью до позицииштатного расписания.
Соблюдение штатного расписанияСопоставление штатного расписания и фактически занятых позицийштатного расписания. “Перерасход” ставок отображается красным.
Согласия на обработку персональных данных, срок действия которых истекаетСогласия, срок действия которых истекает в заданном периоде.
Составы семей сотрудниковСодержит информацию о составах семей сотрудников, степени родства, возрасте родственников.
Справка об остатках отпусковСправка по остаткам отпусков сотрудников.
Справки сотрудниковИнформация о предоставленных сотрудниками справках.
Стажи сотрудниковИнформация по введенным стажам сотрудников.
Трудовая деятельность сотрудниковТрудовая деятельность сотрудников с указанием стажа работы.
Уволенные сотрудникиСписок уволенных на заданную дату сотрудников.
Учетная карточка научного работника (Т-4)Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (Унифицированная форма Т-4).
Фактические отпускаПроведенные отпуска за заданный период.
Численность и текучесть кадровСредняя численность, списочная численность, текучесть кадров, количество принятых иуволенных. Возможна разбивка по подразделениям.
Штатная расстановкаИнформация о занятых ставках и состоянии сотрудников.
Штатное расписание (Т-3)Штатное расписание (Унифицированная форма Т-3).
Штатное расписание на подписьКоличество штатных единиц и ФОТ, как по позициям, так и сводно по должностям.
Штатные сотрудникиСписок сотрудников, работающих по трудовым договорам с окладами,сведениями об авансе, графиком работы и личной информацией.

Еще программа  – это очень полезный инструмент, если вы планируете начислять не просто оклады, а начислять премии и считать их от процента выручки или вообще какие-то непростые системы оплаты труда.  

Штатное расписание можно настроить так, чтобы при приеме на работу заполнялась вся информация из штатного расписания. И, если нужной должности и нужной ставки нет, то программ предупредит и вы сможете вовремя привести в  соответствие.

Выводы

В программе 1С:Бухгалтерия 8 форма штатного расписания Т-3 не предусмотрена. Настроить можно, но, в целом, не очень удобно. 

Если вашей организации или предпринимателю подходит один из следующих пунктов:

  • стремитесь соблюдать трудовое законодательство
  • стремитесь иметь меньше проблем с налоговой
  • растёте 
  • имеете текучесть кадров, а это нормально для растущей организации 
  • хотите иметь нормальный учет кадров и кадровой документации
  • вы новичок в бухгалтерии
  • вы профессионал в бухгалтерии

тогда вам необходима программа, кадровый помощник, 1С:Зарплата и управление персоналом – это намного дешевле, чем ваше бесценное время.

Вы можете начать работать в программе Зарплата и управление персоналом 8 прямо сейчас. Бесплатный доступ к программе на 30 дней. Или пройдите онлайн курс 1С c более 11 часов видео, доступом к программе, общение с преподавателем по электронной почте и сертификат о прохождении обучения.


1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...

Комментарии:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *