О штатном расписании бухгалтер небольшой организации начинает задумываться когда поступает требование от налоговой предоставить данные о зарплате или из ФСС, когда оформляет сотруднику пособие и в других похожих случаях.
Штатное расписание в законодательно утвержденной форме Т-3 в 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3, не предусмотрено. Оно предусмотрено в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП).
Вы можете начать работать в программе Зарплата и управление персоналом 8 прямо сейчас. Бесплатный доступ к программе на 30 дней. Или пройдите онлайн курс 1С c более 11 часов видео, доступом к программе, общение с преподавателем по электронной почте и сертификат о прохождении обучения.
Но что с делать, если у вас только 1С:Бухгалтерия, давайте посмотрим.
Оглавление:
- Как выглядит штатное расписание
- Как из 1С:Бухгалтерия получить необходимые данные для штатного расписания
- Как должно работать штатное расписание
- Выводы
Как выглядит штатное расписание
Штатное расписание это кадровый документ. Но даже если у вас в организации или у предпринимателя очень мало сотрудников, то этот документ нужен наравне с другими кадровыми документами, о которых тоже мало кто задумывается до случая.
Штатное расписание форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1. Печатную форму я покажу из программы ЗУП потому, что она полность соотвествует законодательству и вы увидите пример,как оно должно выглядеть в заполненном виде.
Хорошая новость, что вы можете использовать эту форму, а можете и не использовать ее. Потому что форма штатного расписания носит рекомендательный характер. И вы можете создать свою форму или попросту говоря использовать подходящий вариант из 1С:Бухгалтерия 8.
Чтобы доказать органам свою правоту заручимся поддержкой нормативных актов.
В письме Федеральной службы по труду и занятости от 23 января 2013 г. N ПГ/409-6-1 есть пояснение, что “негосударственные организации вправе будут пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно”.
Это и означает, что вы можете использовать свою собственную разработанную форму или собственную самостоятельно выбранную форму из 1С:Бухгалтерия 8.
Прежде, чем искать нужный отчет в 1С:Бухгалтерия выпишем какие данные нам необходимы:
- Должности, которые есть в организации. Вы можете называть должности произвольно кроме должностей,которые могут давать право на льготы. У таких должностей название лучше скопировать из стандартов.
- Подразделения, если у вас несколько подразделений. Или просто назовите единственное подразделение “Основное”.
- Количество штатных единиц – это значит сколько сотрудников вы планируете на каждую должность.
- Оклады
- Надбавки, если есть. В 1С:Бухгалтерии упрощенный кадровый учет, поэтому надбавок не будет заполняться. Но можете внести руками в табличную часть.
- Нужно место для подписи руководителя, так как этот официальный документ должен быть подписан руководителем.
Как видите, конкретных сотрудников в штатном расписании указывать не нужно.
Если названия должностей похожи или условия труда приблизительно одинаковые, то установите одинаковую оплату труда. Это важно, потому что в Трудовом кодексе в статье 22 есть информация о том, что “Работодатель обязан:…обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности”.
Когда вы сформируете само штатное расписание, то к нему обязательно нужен “Приказ об утверждении штатного расписания”. Форма приказа выглядит вот так:
Где найти в 1С:Бухгалтерия 8.3 необходимые данные для штатного расписания
Как я уже писала выше в программе 1С:Бухгалтерия не предусмотрена печатная форма штатного расписания Т-3 и контроль тоже не предусмотрен. Как сделать, чтобы у вас в базе сохранилась информация о ставках и подразделениях?
Основа для нас это справочник Должности. Если мы добавим в это справочник необходимые реквизиты, то сможем вывести в табличный документ, отредактировать, распечатать и использовать по назначению.
Когда я подготовила всю необходимую информацию в программе для того чтобы сформировать таблицу штатного расписания, то у меня конечно возникли вопросы.
Зачем это нужно? Ведь также сможете в текстовом документе заполнить, сохранить и когда нужно будет распечатать. Ведь при такой настройке программы 1С:Бухгалтерия как сделаю я, все равно мы не добьемся тех преимуществ работы со штатным расписанием, которые получаем в ЗУП? Об этих преимуществах я напишу ниже в этой статье.
Но потом решила, что может кто-то использует возможности дополнительных реквизитов. А этот пример очень показательный как можем использовать возможности 1С для печати разных списков.
Вот такую форму я получила за 5 минут после того как справочник был уже заполненный.
Посмотрим как это получилось. Сначала я привела справочник “Должности” к такому виду. Вот так выглядит список справочника “Должности”.
Чтобы он стал выглядеть вот так нужно было сделать следующие действия:
Установим флажок, чтобы в программе появились “Дополнительные реквизиты и сведения” нужно через меню Администрирование – Общие настройки
Теперь нажмем на гиперссылку “Дополнительные реквизиты”, найдем в дереве слева “Должности” и добавим реквизиты. Должно получиться вот так. Обратите внимание на “Название” и “Тип значения”
Теперь возвращаемся к справочнику Должности. Зайдем в каждый элемент этого справочника и заполним дополнительные реквизиты.
Теперь заготовим вывод списка должностей. Для этого зайдем в справочник Должности и изменить форму вывода реквизитов справочника. Обратите внимание, что чтобы добавить реквизиты “Подразделение” и “Оклад” нажмите на Ссылка и после этого правой кнопкой добавьте нужный реквизит на форму.
Вызовем редактирование формы списка Добавляем вывод реквизитов на форму Так будет выглядеть список должностей
Нам осталось вывести список на печать и отредактировать перед отправкой на печать или сохранение в папке.
- Отредактируем список – добавить название отчета и слова “Утверждено…”
- Сохраним в файл, чтобы распечатать копии, если понадобится.
Как видите, чтобы вывести таблицу, в которой есть информация для штатного расписания нам понадобилось несколько минут.
Информация будет хранится в базе, при необходимости мы сможем быстро зайти в справочник “Должности” и посмотреть сколько у нас заложено штатных единиц по каждой должности. Этот вариант будет работать если в базе ведется одна организация или должности во всех организациях одинакова или необходимо ввести еще дополнительный реквизит для разделения по организациям.
Но, признаюсь, это только для фанатов 1С:Бухгалтерии, потому что для кадровых документов все таки предназначена программа 1С:Зарплата и управление персоналом и, давайте я покажу как это должно работать.
Вы можете начать работать в программе Зарплата и управление персоналом 8 прямо сейчас. Бесплатный доступ к программе на 30 дней. Или пройдите онлайн курс 1С c более 11 часов видео, доступом к программе, общение с преподавателем по электронной почте и сертификат о прохождении обучения.
Как должно работать штатное расписание
С помощью штатного расписания вы можете контролировать:
- Какую сумму на оплату труда нужно иметь каждый месяц
- Сколько рабочих мест вам необходимо организовать
- Информация о рабочих местах необходима каждой организации для проведения обязательной аттестации рабочих мест СОУТ
- Из этого документа можно получить информацию о средней зарплате на сотрудника. В последнее время участились случаи приглашения в налоговую, с пояснениями о том, что средняя зарплата ниже среднеотраслевой. Так вот, этим документом можно регулировать количество ставок и сумму оклада. Тоже будет полезна для показа в налоговой инспекции.
Например, у вас сотрудник на 0,5 ставки на 20 000 рублей или на 1 ставке на 20 000 рублей. В этих случаях получается совершенно разная средняя заработная плата.
Программа должна помочь проследить, чтобы и другие документы, например, табель учета рабочего времени, соответствовали заявленным ставкам работы сотрудника.
- Список должности в вашей организации можно использовать как список, сколько у вас должно быть подготовлено должностных инструкций. Это тоже обязательные документы для комплекта внутренней документации по трудовому законодательству.
- В случае возникновения трудовых споров, этот документ вам будет нужно показывать как документ, показывающий что вы ответственный и грамотный работодатель и сотрудник находился именно на этой должности-вот она в штатном и вот она в трудовом договоре.
- Сейчас в эпоху электронных трудовых книжек нужно чтобы были зафиксированы должности, на которые вы будете принимать сотрудников. Это значит еще один плюс в пользу планирования штатных единиц.
Кроме самой формы штатного расписания вам еще могут понадобится отчеты и документы:
- Приказ об утверждении штатного расписания, форму я приводила в начале статьи
- Анализ штатного расписания – это план-фактный анализ как по ставкам так и по ФОТ
Заполненность штатного расписания
И еще очень много кадровых документов. Ниже список отчетов, которые формируются в программе 1С:Зарплата и управление персоналом. Все отчеты или уже настроены или можно настроить даже не обращаясь к программисту 1С. А достаточно или самим изучить настройку или обратиться к специалисту по настройке ЗУП.
Отчет | Описание отчета |
Анализ штатного расписания | План-фактный анализ штатного расписания, как по ставкам, так и по ФОТ. |
График отпусков (Т-7) | Унифицированная форма Т-7. |
Действующие согласия на обработку персональных данных | Действующие на выбранную дату согласия на обработку персональных данных. |
Договорники | Сотрудники, на которых оформлены договоры гражданско-правового характера. |
Заполненность штатного расписания | Информация о занятых и свободных ставках по штатному расписанию. |
Изменение штатного расписания | Изменение состава штатных единиц в течение заданного периода. |
Кадровые изменения | Приемы на работу, увольнения, переводы и перемещения между подразделениями. |
Контактная информация сотрудников | Контактная информация сотрудников: адрес проживания, телефоны, email. |
Коэффициент текучести кадров | Коэффициент текучести кадров, количество уволенных и средняя численность работников. |
Личные данные сотрудников | Паспортные данные, ИНН, СНИЛС, дата рождения и прочие личные данные. |
Личные карточки (Т-2) | Унифицированная форма Т-2. |
Награды сотрудников | Информация о наградах сотрудников и документах их присвоения. |
Начисления позиций штатного расписания | Плановые начисления и ФОТ по штатному расписанию с точностью до видов начислений. |
Образования сотрудников | Информация об образовании сотрудников, их квалификациях. |
Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию | Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию. |
Остатки отпусков | Информация об остатках отпусков сотрудников в разрезе рабочих лет.В отчет так же выводится и информация о накопленных сотрудниками днях и часах отгулов. |
Остатки отпусков (кратко) | Сводная информация по остаткам отпусков сотрудников.Выводится в разрезе видов отпусков. |
Отсутствия сотрудников | Список периодов отсутствия сотрудников с указанием причины, количествакалендарных и рабочих дней. |
Потери рабочего времени | Потери рабочего времени в днях и процентах по подразделениям и сотрудникам.Учитываются потери в связи с отпусками всех видов и болезнью работников. |
Свод кадровых изменений | Количество приемов, увольнений, переводов с точностью до позицииштатного расписания. |
Соблюдение штатного расписания | Сопоставление штатного расписания и фактически занятых позицийштатного расписания. “Перерасход” ставок отображается красным. |
Согласия на обработку персональных данных, срок действия которых истекает | Согласия, срок действия которых истекает в заданном периоде. |
Составы семей сотрудников | Содержит информацию о составах семей сотрудников, степени родства, возрасте родственников. |
Справка об остатках отпусков | Справка по остаткам отпусков сотрудников. |
Справки сотрудников | Информация о предоставленных сотрудниками справках. |
Стажи сотрудников | Информация по введенным стажам сотрудников. |
Трудовая деятельность сотрудников | Трудовая деятельность сотрудников с указанием стажа работы. |
Уволенные сотрудники | Список уволенных на заданную дату сотрудников. |
Учетная карточка научного работника (Т-4) | Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (Унифицированная форма Т-4). |
Фактические отпуска | Проведенные отпуска за заданный период. |
Численность и текучесть кадров | Средняя численность, списочная численность, текучесть кадров, количество принятых иуволенных. Возможна разбивка по подразделениям. |
Штатная расстановка | Информация о занятых ставках и состоянии сотрудников. |
Штатное расписание (Т-3) | Штатное расписание (Унифицированная форма Т-3). |
Штатное расписание на подпись | Количество штатных единиц и ФОТ, как по позициям, так и сводно по должностям. |
Штатные сотрудники | Список сотрудников, работающих по трудовым договорам с окладами,сведениями об авансе, графиком работы и личной информацией. |
Еще программа – это очень полезный инструмент, если вы планируете начислять не просто оклады, а начислять премии и считать их от процента выручки или вообще какие-то непростые системы оплаты труда.
Штатное расписание можно настроить так, чтобы при приеме на работу заполнялась вся информация из штатного расписания. И, если нужной должности и нужной ставки нет, то программ предупредит и вы сможете вовремя привести в соответствие.
Выводы
В программе 1С:Бухгалтерия 8 форма штатного расписания Т-3 не предусмотрена. Настроить можно, но, в целом, не очень удобно.
Если вашей организации или предпринимателю подходит один из следующих пунктов:
- стремитесь соблюдать трудовое законодательство
- стремитесь иметь меньше проблем с налоговой
- растёте
- имеете текучесть кадров, а это нормально для растущей организации
- хотите иметь нормальный учет кадров и кадровой документации
- вы новичок в бухгалтерии
- вы профессионал в бухгалтерии
тогда вам необходима программа, кадровый помощник, 1С:Зарплата и управление персоналом – это намного дешевле, чем ваше бесценное время.
Вы можете начать работать в программе Зарплата и управление персоналом 8 прямо сейчас. Бесплатный доступ к программе на 30 дней. Или пройдите онлайн курс 1С c более 11 часов видео, доступом к программе, общение с преподавателем по электронной почте и сертификат о прохождении обучения.
Комментарии: